Varoitusta edellytetään kaikissa työsopimuksesta tai laista johtuvien velvoitteiden rikkomis- ja laiminlyöntitapauksissa. Varoitus voi olla suullinenkin, mutta koska suullisen varoituksen toteen näyttäminen jälkeenpäin on vaikeaa, on suositeltavaa antaa varoitus aina kirjallisena. Varoituksen tulee perustua tosiasiallisiin tapahtumiin ja olla niin hyvin yksilöity, että työntekijä ymmärtää mistä on kysymys ja pystyy näin varoituksen jälkeen korjaamaan menettelyään tai käyttäytymistään. Varoituksesta tulee käydä ilmi, että varoitukseen johtaneen menettelyn toistuminen voi johtaa työsuhteen päättämiseen.

Varoitus on annettava viipymättä tapahtuneesta laiminlyönnistä. Annettuun varoitukseen voidaan irtisanomistilanteessa vedota vain, jos rike toistuu kohtuullisessa ajassa varoituksen antamisesta. Oikeuskäytännön mukaan aiemmin samasta asiasta annettuun varoitukseen voidaan vedota noin vuoden kuluessa.

Yrityksessä sovellettavan varoituskäytännön on oltava johdonmukaista ja tasapuolista. Esimerkiksi käytäntöä, että ensin annetaan suullinen huomautus, sitten kirjallinen varoitus ja vasta sen jälkeen ryhdytään työsopimuksen päättämiseen, on sovellettava kaikkiin työntekijöihin samoilla perusteilla. Työnantaja voi halutessaan muuttaa käytössä olevaa varoituskäytäntöä siitä selvästi etukäteen ilmoittamalla.